PRIVACYVERKLARING

1. Inleiding

1.1. Algemeen

De website www.koif.be (hierna: de “Website”) en diensten worden aangeboden door KOIF BVBA (hierna “wij” en “ons”). Iedere persoon die onze Website bezoekt (hierna de “Bezoeker”) alsook eenieder die gebruik maakt van onze diensten (hierna de “Klant”) geeft bijna onvermijdelijk bepaalde persoonsgegevens vrij. Deze persoonsgegevens vormen informatie die ons toestaat u te identificeren als natuurlijke persoon, ongeacht of wij dit daadwerkelijk doen. U bent identificeerbaar van zodra het mogelijk is om een direct of indirect verband te creëren tussen een of meer persoonsgegevens en u als natuurlijke persoon. Naar de Bezoeker en de Klant wordt in deze privacyverklaring ook gezamenlijk verwezen met “u/uw”.

Wij gebruiken en verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”) en andere relevante wetsbepalingen. Iedere verwijzing in deze privacyverklaring naar de AVG is een verwijzing naar de Verordening van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (General Data Protection Regulation).

Via deze privacyverklaring wordt u op de hoogte gebracht van de verwerkingsactiviteiten die wij kunnen doorvoeren met uw persoonsgegevens.

Deze privacyverklaring is van toepassing wanneer wij optreden als verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens van onze Website en van onze diensten, met andere woorden, wanneer wij het doel en de middelen voor de verwerking van die persoonsgegevens bepalen.

Lees deze privacyverklaring zorgvuldig door en zorg ervoor dat u het begrijpt.

1.2. Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens worden in de AVG gedefinieerd als “alle informatie betreffende een identificeerbare persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd”. Persoonsgegevens zijn, in eenvoudigere bewoordingen, alle informatie over u die het mogelijk maakt u te identificeren. Persoonsgegevens hebben betrekking op voor de hand liggende informatie, zoals uw naam en contactgegevens, maar ook op minder voor de hand liggende informatie, zoals identificatienummers, elektronische locatiegegevens en andere online-identificatoren.

1.3. Wijzigingen

Wij kunnen dit beleid van tijd tot tijd bijwerken door een nieuwe versie op onze Website te publiceren. Je vindt de datum van de huidige versie bovenaan (“Laatste update”). Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn als de wet verandert, of als wij dingen veranderen op een manier die de bescherming van persoonsgegevens beïnvloedt. Wij adviseren u deze pagina af en toe te controleren om er zeker van te zijn dat u tevreden bent met eventuele wijzigingen in deze privacyverklaring.

2. Contactgegevens

Onze Website en diensten worden aangeboden en beheerd door KOIF BVBA. Wij zijn geregistreerd in België onder registratienummer 0672.645.807 en onze maatschappelijke zetel is gevestigd op Terbekehofdreef 51-53, 2610 Antwerpen.

U kunt contact met ons opnemen:

1. (a) per post, naar het hierboven vermelde postadres;
2. (b) via het contactformulier op onze Website;
3. (c) telefonisch, op +32 486 34 68 34; of
4. (d) per e-mail, met gebruikmaking van info@koif.be.

3. Welke persoonsgegevens worden er verwerkt en hoe worden deze gegevens gebruikt?

3.1. Gegevensverwerking

Afhankelijk van de hoedanigheid waarin u onze Website bezoekt of gebruikt, kunnen wij volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken.

3.1.1. Browsergegevens (technische gegevens)  van Bezoeker & Klant

• IP-adres
• geografische locatie
• browsertype en -versie
• besturingssysteem
• verwijzingsbron
• duur van uw bezoek, paginaweergaven en website-navigatiepaden, alsmede informatie over de timing, frequentie en het patroon van uw gebruik van de service.

De bron van deze gegevens is het gebruik van ofwel noodzakelijke cookies, ofwel niet-noodzakelijke cookies.

• Voor noodzakelijke cookies is de rechtsgrond ons legitieme belang, zodat de Website technisch goed functioneert in overeenstemming met noodzakelijke cookies zoals bedoeld in onze Cookieverklaring.
• In het geval van niet-noodzakelijke cookies, kunnen de technische gegevens worden verwerkt voor het analyseren/verbeteren van het gebruik van de Website. De rechtsgrond voor deze verwerking is uw toestemming.

Bewaartermijn: Zie de Cookieverklaring op onze Website.

3.1.2. Communicatiegegevens van Bezoeker & Klant

= de gegevens die u ons verstrekt bij het invullen van het contactformulier op onze Website of wanneer ons per e-mail/telefoon contacteert. Dit zijn onder andere:

• Naam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Uw boodschap

Verwerkingsdoeleinde: De communicatiegegevens kunnen worden verwerkt ten behoeve van deze communicatie met u en het bijhouden van gegevens.

De bron van de communicatiegegevens is de informatie die u ons verstrekt wanneer u met ons contact opneemt.

Rechtsgrond: Ons legitiem belang, om te kunnen reageren op verzoeken, vragen of opmerkingen of om contact met u op te nemen voor vragen van welke aard dan ook (bijv. wanneer u contact met ons opneemt via het contactformulier, telefoon of e-mail).

Bewaartermijn: De gegevens worden bewaard gedurende 3 jaar na het antwoord.

3.1.3. Accountgegevens van Klant

• Naam
• E-mailadres

Dit is van toepassing wanneer de Klant ervoor kiest om zich te registreren met het oog op eventuele toekomstige aankopen.

Verwerkingsdoeleinde: De accountgegevens kunnen worden verwerkt om uw gebruik van onze Website en diensten mogelijk te maken en te controleren.

De bron van de accountgegevens is de informatie die u opgeeft bij de creatie van uw account.

Rechtsgrond:

• Uitvoering van een overeenkomst tussen u en ons
• Op uw verzoek, het nemen van stappen om een dergelijke overeenkomst aan te gaan.

Bewaartermijn: De gegevens worden bewaard gedurende een periode van 3 jaar na de laatste login.

3.1.4. Bestelgegevens van Klant

• Voornaam en achternaam
• Leveringsadres
• E-mailadres
• Telefoon
• Bedrijfsnaam (optioneel)

Verwerkingsdoeleinde: De bestelgegevens kunnen worden verwerkt voor het opsturen van aangekocht(e) goed/dienst.

De bron van de Bestelgegevens is de informatie die de Gebruiker ons verstrekt wanneer de gebruiker via onze Website een goed/dienst aankoopt.

Rechtsgrond:

• Uitvoering van een overeenkomst (algemene voorwaarden) tussen u en ons
• Op uw verzoek, het nemen van stappen om een dergelijke overeenkomst aan te gaan.

Bewaartermijn: Persoonsgegevens worden bewaard gedurende de overeenkomst (totdat levering heeft plaatsgevonden). Na beëindiging van de overeenkomst worden de persoonsgegevens nog voor zeven jaar bewaard om aan de wettelijke verplichting te voldoen (fiscale verplichting).

3.1.5. Transactiegegevens van Klant

• Contactgegevens
• Kaartgegevens
• Transactiegegevens

Verwerkingsdoeleinde: De transactiegegevens kunnen worden verwerkt voor het leveren van de gekochte goederen en diensten en het bijhouden van een goede administratie van die transacties.

De bron van de transactiegegevens is de informatie die u ons verstrekt wanneer u via onze Website aankopen doet.

Rechtsgrond:

• Uitvoering van een overeenkomst (algemene voorwaarden) tussen u en ons;
• Op uw verzoek, het nemen van stappen om een dergelijke overeenkomst aan te gaan.

Bewaartermijn: Persoonsgegevens worden bewaard gedurende de overeenkomst. Na beëindiging van de overeenkomst worden de persoonsgegevens nog voor zeven jaar bewaard om aan de wettelijke verplichting te voldoen (fiscale verplichting).

3.1.6.Publicatiegegevens van Bezoeker & Klant

Verwerkingsdoeleinde: De publicatiegegevens kunnen worden verwerkt om deze publicatie mogelijk te maken.

De bron van de publicatiegegevens is de informatie die u plaatst voor publicatie op onze Website.

Rechtsgrond:

• Toestemming

Bewaartermijn: De gegevens worden bewaard tot aan uw verzoek om de publicatie te verwijderen.

3.1.7. Gegevens met het oog op direct marketing van Bezoeker & Klant

• Naam
• E-mailadres

Verwerkingsdoeleinde: De direct marketing gegevens worden verwerkt om u nieuwsbrieven/promoties van ons te verzenden, waarvoor u toestemming heeft gegeven. U kunt zich op elk moment afmelden door te klikken op de link “uitschrijven” in de betreffende e-mail of door een andere actie die daarin wordt beschreven.

De bron van de direct marketing gegevens is de informatie die u ons verstrekt wanneer u inschrijft voor de nieuwsbrief.

Rechtsgrond: Toestemming.

Bewaartermijn: Uw gegevens worden verwerkt totdat u zich afmeldt.

3.1.8. Overige gegevensverwerking

Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken wanneer dat nodig is om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan wij zijn onderworpen (zoals de fiscale wetgeving). Onverminderd bovenstaande kunnen wij uw persoonsgegevens bewaren wanneer dit nodig zou zijn voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen, hetzij in gerechtelijke procedures of in een administratieve of buitengerechtelijke procedure. De wettelijke basis voor deze verwerking is onze legitieme belangen, namelijk de bescherming en uitoefening van onze wettelijke rechten.

3.2. Verwerkers

Een verwerker is een natuurlijke persoon of rechtspersoon die persoonsgegevens verwerkt op vraag van of in naam van ons. Wij kunnen soms een contract afsluiten met deze partij om bepaalde producten en/of diensten te leveren. Met andere woorden: Wij doen een beroep op verwerkers, omdat dit noodzakelijk is voor de dienstvoering. In dit geval zullen wij met de verwerker een schriftelijk overeenkomst aangaan waarbij de veiligheid van uw persoonsgegevens wordt gewaarborgd door de verwerker. De verwerker handelt steeds volgens de instructies van ons.

Wij doen een beroep op de volgende categorieën van verwerkers:

• Bedrijven die wij hebben ingeschakeld voor ICT –technische ondersteuning en hostingdoeleinden;
• Bedrijven die wij hebben ingeschakeld voor administratieve doeleinden (bijv. CRM-systeem);
• Bedrijven die wij hebben ingeschakeld voor logistieke doeleinden (bijv. order picking, levering, etc.);
• Bedrijven die wij hebben ingeschakeld voor analytische doeleinden;
• Bedrijven die wij hebben ingeschakeld voor betalingsdoeleinden.

4. Het verstrekken van uw persoonsgegevens aan derden

Wij zullen uw persoonsgegevens niet delen met derden (niet zijnde verwerkers) voor welke doeleinden dan ook, behoudens de volgende uitzonderingen.

In sommige omstandigheden kunnen wij wettelijk verplicht zijn om bepaalde persoonsgegevens, waaronder die van u, te delen als wij betrokken zijn bij een juridische procedure of voor het naleven van wettelijke verplichtingen, een gerechtelijk bevel of de instructies van een overheidsinstantie.

Wij kunnen uw persoonsgegevens verstrekken aan een derden (vaak partners) waarvan de inhoud op onze Website verschijnt met als doel onder andere hen in staat te stellen contact met u op te nemen om u relevante diensten aan te bieden. Houd er rekening mee dat wij geen controle hebben over de activiteiten van deze derden, noch over de gegevens die zij zelf verzamelen en gebruiken. Wij adviseren u om het privacyverklaring van deze derden te controleren. In onderstaande tabel vindt u meer details over de verstrekking van uw persoonsgegevens aan derden.

5. Internationale doorgifte (buiten EER) van uw persoonsgegevens

Wij kunnen uw persoonsgegevens geheel of gedeeltelijk opslaan of overdragen in landen die geen deel uitmaken van de Europese Economische Ruimte (de “EER” bestaat uit alle lidstaten van de EU, plus Noorwegen, IJsland en Liechtenstein). Deze staan bekend als “derde landen” en hebben mogelijk minder strenge wetten op het gebied van gegevensbescherming dan die in het de EER. Dit betekent dat wij extra stappen ondernemen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens net zo veilig en betrouwbaar worden behandeld als in de EER.

Wij gebruiken specifieke contracten met externe derden die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd (ook wel bekend als de Standard Contractual Clauses: SCC) voor de overdracht van persoonsgegevens naar derde landen. De SCC’s garanderen dezelfde mate van bescherming van persoonsgegevens als die welke in het kader van het AVG zou gelden. Daarnaast  worden aanvullende maatregelen genomen om uw gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang. Meer informatie is verkrijgbaar bij de Europese Commissie.

6. Uw rechten

Sommige rechten zijn complex en niet alle details zijn hier opgenomen. Lees daarom de relevante bepalingen en richtlijnen van toezichthoudende autoriteiten voor een volledige uitleg van deze rechten.

U kunt uw rechten uitoefenen met betrekking tot uw persoonsgegevens door middel van een schriftelijke kennisgeving aan ons via info@koif.be.

Wij zullen op uw verzoek reageren binnen een maand na ontvangst van uw verzoek. Normaal gesproken streven wij ernaar om binnen die tijd een volledig antwoord te geven. In sommige gevallen, vooral als uw verzoek complexer is, kan er echter meer tijd nodig zijn, tot een maximum van drie maanden vanaf de datum waarop wij uw verzoek ontvangen. U wordt volledig op de hoogte gehouden van de voortgang.

6.1. Het recht op inzage

U hebt het recht om te bevestigen of wij uw persoonsgegevens al dan niet verwerken en, waar wij dat doen, toegang te krijgen tot de persoonsgegevens, samen met bepaalde aanvullende informatie. Deze aanvullende informatie omvat gegevens over het doel van de verwerking, de betreffende categorieën van persoonsgegevens en de ontvangers van de persoonsgegevens. Op voorwaarde dat de rechten en vrijheden van anderen niet worden aangetast, zullen wij u een kopie van uw persoonsgegevens verstrekken. De eerste kopie wordt gratis verstrekt, maar extra kopieën kunnen tegen een redelijke vergoeding worden verstrekt.

6.2. Het recht op correctie

U hebt het recht om onjuiste persoonsgegevens over u te laten corrigeren en, rekening houdend met de doeleinden van de verwerking, om onvolledige persoonsgegevens over u te laten vervolledigen.

6.3. Het recht om te wissen (“recht op vergetelheid”)

In sommige gevallen heeft u het recht om uw persoonsgegevens zonder onnodige vertraging te laten wissen. Deze omstandigheden omvatten:

• de persoonsgegevens zijn niet langer noodzakelijk in verband met de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of anderszins verwerkt;
• u trekt uw toestemming voor een verwerking op basis van toestemming in;
• u maakt bezwaar tegen de verwerking volgens bepaalde regels van het toepasselijke recht inzake gegevensbescherming (de AVG);
• de verwerking is voor direct marketing doeleinden; en
• de persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt;
• de persoonsgegevens zijn verzameld in het geval van een rechtstreeks aanbod van diensten aan een kind en de verwerking is daarbij op basis van toestemming.
• de persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust.

Er zijn echter uitsluitingen van het recht om gegevens te wissen. De algemene uitsluitingen zijn onder meer waar verwerking noodzakelijk is:

• voor de uitoefening van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie;
• voor de naleving van een wettelijke verplichting die op ons rust; of
• voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen;
• Voor archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden;
• Om redenen van algemeen belang op het gebied van de volksgezondheid.

6.4. Het recht om de verwerking te beperken

In sommige gevallen heeft u het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken. Deze omstandigheden zijn: u betwist de juistheid van de persoonsgegevens; de verwerking is onwettig, maar u verzet zich tegen het wissen; wij hebben de persoonsgegevens niet langer nodig voor onze verwerking, maar u hebt persoonsgegevens nodig voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van rechtsvorderingen; en u hebt bezwaar gemaakt tegen de verwerking, in afwachting van de verificatie van dat bezwaar.

Indien de verwerking op deze basis is beperkt, kunnen wij uw persoonsgegevens verder opslaan. Wij zullen deze echter alleen op andere wijze verwerken: met uw toestemming; voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen; voor de bescherming van de rechten van een andere natuurlijke of rechtspersoon; of om gewichtige redenen van algemeen belang.

6.5. Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking

U hebt het recht om bezwaar te maken tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens om redenen die verband houden met uw specifieke situatie, maar alleen voor zover de rechtsgrond voor de verwerking is dat de verwerking noodzakelijk is voor de doeleinden van de gerechtvaardigde belangen die door ons of door een derde partij worden nagestreefd. Indien u een dergelijk bezwaar maakt, zullen wij de verwerking van de persoonsgegevens staken, tenzij wij kunnen aantonen dat er dwingende legitieme redenen zijn voor de verwerking die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of dat de verwerking bedoeld is voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen.

Daarnaast heeft u het recht om bezwaar te maken tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden (inclusief profilering voor direct marketing doeleinden). Indien u hiertegen bezwaar maakt, zullen wij de verwerking van uw persoonsgegevens voor dit doel staken.

Verder heeft het recht om bezwaar te maken tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens voor wetenschappelijke of historische onderzoeksdoeleinden of statistische doeleinden om redenen die verband houden met uw specifieke situatie, tenzij de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een taak van algemeen belang.

6.6. Het recht op gegevensportabiliteit

Voor zover de rechtsgrond voor onze verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd is op:

1. (a) toestemming;
2. (b) de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent, of om op uw verzoek maatregelen te nemen voordat u een overeenkomst sluit; of
3. (c) deze verwerking wordt geautomatiseerd uitgevoerd,

hebt u het recht om uw persoonsgegevens van ons te ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat.

Dit recht is echter niet van toepassing wanneer dit de rechten en vrijheden van anderen in het gedrang zou brengen.

6.7. Het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit

Als u van mening bent dat onze verwerking van uw persoonsgegevens in strijd is met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), hebt u het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit die verantwoordelijk is voor de gegevensbescherming. In België is de toezichthoudende autoriteit de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). Betrokkenen uit andere lidstaten hebben het recht om een klacht in te dienen bij hun eigen nationale toezichthoudende autoriteit. Voor een overzicht van de contactgegevens van deze autoriteiten, klik op deze link.

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

+32 (0)2 274 48 00

contact@apd-gba.be

https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

6.8. Het recht om uw toestemming in te trekken

Voor zover de wettelijke basis voor onze verwerking van uw persoonsgegevens de toestemming is, heeft u het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken. Herroeping heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de herroeping.